Бизнесийн харилцаа харилцаа тасралтгүй хөгжиж байгаа хэдий ч цахим шуудан буюу И-Майл ашиглалт ажил хэргийн үндсэн хэрэгсэл хэвээр байна. Цаашид ч байх буй за. Харин сүүлийн үед эзнээсээ илүү ухаантай утас гэдэг шиг албан харилцаанд ашиглаж байгаа И-Мэйл бичих соёл Монголчуудын маань хувьд асуудалтай байна. 

Бүр И-Мэйл ашиглах анхан шатны соёлгүй хүмүүсч олон болж буй тул бид өмнө нийтлэж байсан "И-Мэйлээр бизнесийн харилцааг явуулах соёл" нийтлэлийг сийрүүлэн дахин хүргэж байна. 

Яагаад энэ И-Мэйл гэгч зүйп ийм их хэрэгцээтэй болчихвоо? Яагаад утас. факс байж байхад эаавал имэйлээр харилцах хэрэгтэй гэж? Гэтэл утсаар ярилцсан яриаг имэйл шиг эмх цэгцтэй байлгах, үр дүнг хянаж, хэмжихэд хамаагүй төвөгтэй байдаг. Бодоод үзэхэд, имэйлд бичиж болох текстийн хэмжээ, санаагаа эөв илэрхийлэх боломж, Subject буюу гарчиг, мөн харилцаж байгаа хоёр хүнээс гадна бусад талуудыг оролцуүлж болох боломж гэхчлэн бусад харилцааны хэрэгслүүдэд байдагтүй олон давуу тал И-Мэйлд байна. 

Мэдээжийн хэрэг утсаар ярьсан яриаг бичиж авч болдог.

Гэхдээ олон хүмүүст зэрэг, хурдан хугацаанд мэдээлэл хүргэх боломжгүйн дээр И-Мэйл бичиж илгээхэд зарцуулах цаг, хөдөлмөрөөс хавьгүй их цаг, хөдөлмөр шаардагддаг билээ. И-Мэйл бичихэд хэлэх гэж буй зүйлээ сайтар бодож, дахин хянаж үзээд, зөв илэрхийлэн илгээх боломж хангалттай байдаг.

Хэдийгээр факсаар ч бас сайн боловсруулсан апбан бичгийг ипгээж болох боловч имэйлтэй харьцуулахад маш хязгаарлагдмал боломжтрй юм. 

Ажил хэргийн хүрээнд имэйлээр харилцахдэа бид өөрсдөө ч анзааралгүйгээр маш олон алдааг гаргадаг байна. Юуны өмнө биэнесийн харилцаанд үнэгүй, олон нийтэд зориулсан имэйлийг хэрэглэдэггүй. Жишээлбэл: yahoo.com, gmail.com гэх мэт хувийн хэрэглээний үнэгүй имэйлээ хувийн харилцаандаа ч, бизнесийн харилцаандаа ч холиод хэрэглээд явдаг. Гэтэл ийм хаягаар харилцаад байгаа тохиолдолд таны харилцаж буй бизнесийн түншид үл итгэх сэтгэл төрдөг ажээ. 

Энэ хүн ер нь ажил хэрэг яриад байгаа хүн мөн үү, миний хамтран ажиллах гээд байгаа компанид ажилладаг нь үнэн үү гэх зэргээр эргэлздэг байна. Цаашлаад үл хүндэтгэсэн. ажил хэрэгч бус байдлаар хандаж байгаагийн илрэл гэж үзэхэд хүрдэг.

Интернэтийн ертөнцөд ажил хэрэгч хүмүүс болоод компаниуд өөрийнхөө бизнесийн брэнд нэрээр домайн нэрээ бүртгүүлж, түүн дээрээ имэйл хаяг авч ажил хэргээ явуулдаг.

Тухайлбал Microsoft корпорац www.microsoft.com домайн нэртэй, бүх ажилтнууд нь AjiltniiNer@microsoft.com имэил хаягаар харилцдаг. Тэдний нэг ч ажил хэрэг үүнээс өөр хаяг, имэйлээр явагддаггүй.

Монголд бол Датаком www.datacom.mn домайн нэр, AjiltniiNer@datacom.mn имэйл хаягтай, Мобиком корпорац www.mobicom.mn домайн нэр, имэйл нь AjiltniiNer@mobicom.mn хаягтай байх жишээтэй.

Олны танил компаниуд голдуу зах эээлд танил болчихсон брэнд нэрээрээ домайн нэр бүртгүүлэх хандлагатай байдаг байна. Бид имэйл хаяг авахдаа багын нэр, товчилсон нэр эсвэл ямар нэгэн содон чамин нэрээр авах дуртай билээ. Гэтэл энэ сонирхол маань ажил хэргийн харилцаанд бол бас л алдаа юм. baagii@XYZ.mnгэсэн имэйл хаяг авч ажил хэргийн харилцаанд ашиглах нь маш зохисгүй. Болж өгвөл өөрийнхөө албан ёсны нэрээр, жишээ нь, Bat@ХҮZ.mn гэсэн хаяг авах хэрэгтэй байдаг. 

Өөр нэгэн түгээмэл алдаа гардаг нь байгууллагынхаа домайн нэр дээр өөрийнхөө нэрээр имэйл хаягаа зөв авсан атлаа бизнесийн түншдэнэ имэйл илгээхдээ бүтэн нэр, албан тушаал, хаяг, утас зэрэг зайлшгүй шаардлагатай мэдээллийг агуулалгүй илгээдэг явдал. Аливаа вэб имэйлийн үйлчилгээ болон имэйлийн стандарт програмуудад signature буюу нэрийи хуудсын мэдээллийг имэйлд автоматаар оруулан илгээх тохиргоо бий. Энэ тохиргоог ашиглаад дээрхи шаардлагатай мэдээллүүдийг имэйлдээ оруулан илгээх ёстой юм. 

Жишээ нь: Еrdene ВАТ

Мarketing Manager,

ХҮZ LLC,

Ulaanbaatar Моngolia

Теl: (976)11-333333 begin_of_the_skype_highlighting              (976)11-333333      end_of_the_skype_highlighting.

Fах: (976]11-333333 begin_of_the_skype_highlighting              (976]11-333333      end_of_the_skype_highlighting

Email:Batt@ХҮZ.mn,

Web:www.XYZ.mn

Таны бизнесийн түнш И-Мэйл хүлээн авахдаа ХҮZ компанийн ажилтан, Маркетингийн менежер Эрдэнийн Бат гэдэг хүнтэй харилцаи байна гэдэг мэдээллийг авч, тантай харилцах итгэл үнэмшилтэй болох юм. Ийм сэтгэгдэл нь эргээд ажил хэргийн харилцаа амжилттай явагдах, харилцан хүндэтгэсэн уур амьсгалыг бий болгоход маш чухал нөлөө үзүүлдэг. И-Мэйл хаяг, бусад шаардлагатай мэдээллүүдээс гадна имэйл бичсэн арга барил, найруулга, үг үсгийн алдаа, санаагаа тодорхой, үнэн зөв илэрхийлсэн байдал гээд тухайн и-мэйл бичиж буй хүнээс өөрөөс нь бүрэн шалтгаалах нэлээд зүйлс бий. 

Танд тус болох үүднээс ажил хэргийн имэйл бичихэд тань хэрэг болох хамгийн энгийн хэдэн эевлөгөөг энд дурдая. -Subject буюу захидлын товч утгыг агуулсан гарчгийг зөв өгөх хэрэгтэй.

Бид И-Мэйлийн гарчгийг нэг их тоолгүйгээр "Нi’’, "Неllо". "From Mongolia" гэх мэтээр санаандаа орсон үгийг бичиж, эсвэл хоосон орхиод илгээчихдэг. Гэтэл захидал хүлээн авч байгаа хүн өдөрт хэдэн арав магадгүй хэдэн зуугаар нь захидал хүлээн авч байдаг тул ач холбогдолгүй гарчигтай захидлыг уншилгүй өнгөрөөчих, хэрэггүй захиа байна гэж үзээд устгах магадлал маш өндөр үүнээс гадна гарчигаа буруу өгснөөс болоод хүлээн авч буй имэйлийн програм спам гэж ойлгон и-мэйл хайрцагт нэвтрүүлэхгүй хаах нөхцөлд ч орж болэошгүй. 

Ийм тааламжгүй тохиолдлоос эайлсхийхийн тулд ямар агуулгатай имэйл бичиж буйгаа гарчгийн хэсэгт товчхон бичиж өгөх хэрэгтэй юм. Жишээ нь "Тuesday meeting arrangement’’ эсвэл "Муagmar garigiin uulzaltiin tov " гэх мэт.

-Ажил хэргийн И-Мэйлийг "Сайн байна уу?" гэсэн үгээр эхэлдэггүй. Монголчууд захиа бичихдээ энэ эхлэлийг нийтлэг хэрэглэдэг боловч энэ нь хувийн эахидалд илүүтэй хэрэглэгддэг, ойр дотнын хүндээ хандсан хэллэгт тооцогддог. Тиймээс "0''driin mend!" "Таnii amriig erey!", гадаад хэлээр бичиж буй бол тухайн хэл дээр бизнесийн имэйл бичих ёсыг дагаж бичих нь зүйтэй.

- И-Мэйлээ төгсгөхдөө "Вayartai Ваt’’ гэх мэтээр төгсгөж болохгүй. Ажил хэргийн имэйлийн төгсгөлд заавал нэрээ бичиж, гарын үсгээ оруулах ёстой. Хэд хэдэн имэйл харилцан бичиж, танил болсны дараа гарын үсэг оруулалгүйгээр имэйл илгээж болох юм. Мөн "Нundetgesen", "Меndchilsen’’ гэх ээрэг тодотголыг заавал оруулж өгнө. -Захианы эхлэл төгсгөл нь хаа байгаа нь мэдэгдэхгүйгээр үргэлжлүүлэн бичдэг нь бидний гаргадаг хамгийн бүдүүлэг алдаануудын нэг жишээ юм.

Бичиж буй санаагаа аль болох товч бөгөөд тодорхой илэрхийлнэ. 

И-мэйл хэтэрхий урт, нуршуу байвал хүлээн авагч тэр бүр бүгдийг анхаарч уншихгүй байх талтай. Тиймээс таныг санаагаа бүрэн илэрхийлэхэд тань имэйл хэтэрхий нуршуу болохоор байвал хэд хэдэн имэйлд салгаж бичин илэрхийлэх, эсвэл тусад нь файл болгон боловсруулаад хавсарган илгээх аргуудыг хэрэглээрэй.

- И-Мэйлээ илгээхийн өмнө үг үгсгийн алдааг сайтар нягтлан шалгана. Вэб имэйлийн үйлчилгээнүүд болон имэйл програмуудад Англи. Герман зэрэг түгээмэл хэл дээр бичсэн имэйлийн алдааг шалгаж эасдаг програм байдаг.

Эцэст нь ажил хэргийн имэйл харилцаанд баримтлах энэхүү энгийн зарчмуудаа нэгтгэвэл:

1. Өөрийн байгууллагын домайн нэр дээр имэйл хаягтай байх. Албан ёсны нэрээрээ имэйл хаягаа авах
2. Signature буюу гарын үсэг хэрэглэх
3. Subject буюу гарчгийг зөв тодорхой өгөх
4. Имэйлийн эхлэл төгсгөлийг ажил хэрэгч байдлаар бичих
5. Үг үсэг, дүрмийн алдаагүй байх
6. Санаагаа товч, тодорхой, зөв найруулгатай бичих

Ингээд та бизнестээ И-Мэйл харилцааг зөв, ажил хэрэгч ашиглаж чадвал үр дүнг нь тун удахгүй хүртэх болно.Танд амжилт хүсье.