1. Хурал зөвлөгөөний хэлбэрүүд

2. Хурлын бэлтгэл зохион байгуулалт

3. Хурал зөвлөгөөний үе шатууд

4. Хурлын тэмдэглэл (протокол) хөтлөх

1. Хурал зөвлөгөөний төрөл, хэлбэрүүд Байгууллагын өмнө тулгарч буй асуудлыг хамт олноороо хэлэлцэж тэдний санал бодлыг авч оновчтой шийдвэр гаргахад хурал, зөвлөгөөний зорилго оршино. Хурлыг хэлэлдэж буй асуудлын агуулгаар нь гурван төрөлд хувааж болно. Үүнд: 

а. Хурал-мэтгэлцээн (Бүлгийн хүмүүс тодорхой асуудлаар ямар байр суурьтай байгааг тодруулах зорилготой) 

б. Чөлөөт хурал (Тухайн асуудлыг шийдэхийн тулд хуралд оролцогсдод бодол саналаа чөлөөтэй хэлэх боломжийг олгох)

в. Шийдвэр гаргах хурал (Тухайн хэлэлцэгдэж байгаа асуудлыг нэг мөр болгон шийдвэрлэх зорилго бүхий)

    

Хурлыг зохион явуулж буй байдлаар нь дараах хэд хэдэн хэлбэрт хуваадаг. Үүнд:

• Дарангуйллын шинжтэй - Хуралд оролцогчид мэдээллийг сонсогчийн үүрэг гүйцэтгэх ба шүүмжлэл гаргаж үзэл бодлоо илэрхийлэх боломжгүй зөвхөн хурлын удирдагчийн дуу л гардаг.
• Ганц даргалагчтай - Хурлын удирдагч оролцогчдод асуулт тавьж тэдний хариултыг сонсох маягаар явагддаг захиргаадалтын хэлбэртэй хурал
• Нэгэн хэв загварын - Эхлээд хурлын удирдагч юмуу хэн нэгэн хүн илтгэл тавиад дараа нь шүүмжлэл гаргадаг. Гэхдээ шүүмжлэл гаргагчийг хурлын удирдагч өөрөө сонгож урьдчилан бэлтгүүлсэн байдаг. Ийм хурал нь зохион байгуулалтын хувьд хуурамч өнгөлөн далдалсан байдалтай байдаг.

2. Хурлын бэлтгэл, хурлын танхимын зохион байгуулалт

Тухайн хурал хэр зэрэг амжилттаи болж цаашдаа ямар үр дүнд хүрэх нь хурлын бэлтгэл ажлаас их шалтгаалдаг. Хурал зөвлөгөөнийг хийхийн өмнө юунд зориулсан ямар зорилготой хийгдэж байгаа, оролцогчид нь хэн байх, байр танхимыг яаж бэлтгэхийг сайн бодож боловсруулах хэрэгтэй.

    

Хурлыг чанартай зохион байгуулъя гэвэл түүнийг явуулах танхимыг сайн бэлтгэх нь чухал. Хурлын ширээ сандлыг уг хурлын зорилгоос шалтгаалан янз бүрээр байрлуулах учиртай.

Лекцийн танхим.

Илтгэгчийн ширээг сонсогчдийн эсрэг харуулж байрлуулдаг. Гэхдээ хойшлох тусам сонсогчдын сандалын түвшинг дээшлүүлэх буюу солибуулан хяналтандаа байлгаж дуртай цагтаа эргэх холбоо барьж байх тийм бололцоог хангах нь зөв юм.

Дугуй ширээ.

Энэ нь хурал, уулзалт, зөвлөгөөн, яриа зохион байгуулах түгээмэл хэлбэр юм. Сайн тал нь:

    1. Хуралд оролцогчдыг дотор нь бутаргаж дэд бүлэг үүсгэчихгүй байх :

    2. Хуралд оролцогчид бие биетэйгээ холбоо тогтоох мэдээлэл солилцох аятай таатай боломжийг бүрдүүлэх:

    3. Хурлын даргын үүрэг үйл ажиллагааг зарим талаар саармагжуулахад аятай нөлөөлөх зэрэг болно.

Нүүр тулсан уулзалт.

- Тухайн уулзалтад оролцогчид шууд хоёр тал болж бие биеийн өөдөөс харж суугаад ярилцаж байхаар зохион байгуулдаг. Энэ нь үзэл бодлоо илэн далангүй чөлөөтэй гаргахад сайнаар нөлөөлж, зарим үед ярилцагчид шууд маргаж ч болзошгүй байдаг.

Гурвалсан суудал.

- Хуралд оролцогчдын суудлыг латин Y үсгийн хэлбэрээр байрлуулж урд талд нь тзргүүлэгчдийн байрыг засна. Энэ нь угтаа нэгэн зүйл адил хажуут гурвалжныг санагдуулна. Сайн тал нь:

    

- Хуралдагчид бие биетэйгээ хялбар харилцах боломжтой.

- Хурлын дарга хурлыг удирдахад хялбар дөхөм

- Олон хүнийг оролцуулах боломжтой.

  

Хэрэв удирдлага хүмүүсийн сэтгэл санааны онцлог, бусад талыг сайн мэддэг бол тэднийг тэрхүү онцлогийг нь харгалзсаны үндсэн дээр урд, хойно, хажуу талд нь гэх зэргээр бүр ч оновчтой болох юм.  

Зөвлөлгөөний урт ширээг даргын ширээтэй угтуулан байрлуулбал их албархуу болж зөвхөн дарга захирагчийн амыг харж бүхнийг шийдэх уур амьсгал буй болгоно. Зураг, хүснэгт зэрэг үзүүлэнтэй цөөн хүн оролцох зөвлөгөөний ширээг хагас сар хэлбэртэй юмуу, зуйвандуу хэлбэртэй байрлуулах нь зөв.

    

Олон хүн оролцох хурал зөвлөгөөний суудлыг хагас сар хэлбэртэй байрлуулах нь нэн тохиромжтой. Энэ байрлал нь асуудалд ажил хэрэгчээр оролцох хийгээд хуралдагчид бие биедээ хүндэтгэл үзүүлэх илүү боломж олгодог байна. Харин сургуулийн анги танхим шиг байрлал зөвхөн индэрт гарсан хүний яриаг илүү анхаарч хүмүүсийн ажил хэрэгч холбоог сулруулдаг учир асуудлыг бөөрөнхийлөх байдалд оруулах талтай.

    

Суудлын хувьд түшлэгтэй нэг их памбагар биш хагас зөөлөвчтэй хатуу сандал тохиромжтой, Гурван тал түшлэгтэй, өөрөөр хэлбэл түшлэг тохойвчтой сандал тохиромжтой. Ийм сандал дээр суусан хүмүүс аливаа асуудлыг нухацтай үнэн зөв шийдэж чаддаг. Шигдээд орчихдог гурван тал нь түшлэгтэй зөөлөн том буйдан хүний залхууг хүргэдэг тул асуудлыг шийдэх, анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тун тохиромж муутай.

3.Хурал, зөвлөгөөний үе шатууд

    

Хуралд асуудлыг шийдэх 4 үе шат байдаг Үүнд:

    1. Хэлэлцэх асуудлаа батлах

    2. Уг асуудлыг бүх баримтаар нь шүүмжлэн ярилцах

    3. Шийд эрэлхийлэх

    4. Шийдвэр гаргах

4. Хурлын тэмдэглэл (протокол) хөтлөх

Хурал, зөвлөгөөн, уулзалт, яриа зэрэг албаны үйл ажиллагааны явц, үр дүн, гарсан шийдвэр зэргийг хэлэлцсэн дарааллын дагуу тодорхойлон гаргасан баримтыг тэмдэглэл гэдэг.

Хурал хаана, хэдэн цагт болж, хэн хэн оролцож, ямар асуудал хэлэлцэж, асуулт хариулт, санал дүн, шийдвэрлэсэн байдал зэргийг тусгана.

Хурлын тэмдэглэлийн бүтэц

• Огноо | Дугаар | Хурал зохион байгуулсан газар.
• Хурлыг ___ оны ___ сарын ___ -ны өдөр ___ цагт хийв
• Хуралд оролцогсод: ____________________________
• Нэг. Хэлэлцэх асуудал
• Хоёр. Асуулт, хариулт
• Гурав: Санал шүүмжлэл
• Дөрөв: Шийдвэрлэсэн нь
• Хурал _____цагт дуусав
• Танилцсан: ________________
• Тэмдэглэл хөтөлсөн: ___________________________
• Байгууллагын нэр: _____________________________

1. Баримт бичгийн гарчиг
2. Хуралдсан он сар өдөр
3. Дугаар
4. Хуралд оролцсон хүний тоо ба ирц (Ирцийг хувиар бичнэ)
5. Хэлэлцэх асуудлын тойм
6. Хэлэлцсэн асуудал
7. Асуулт, хариулт, санал, шүүмжлэл
8. Шийдвэрлэсэн асуудлын тэмдэглэл
9. Хурал эхэлсэн, дууссан цаг хугацаа
10. Тэмдэглэл хөтөлсөн хүний гарын үсэг

Тодорхойлолт

Тэмдэглэл хөтлөхөд тавидах шаардлага

Хэн? Хэзээ? Хаана? Юуг? Яах гэж? гэсэн асуултад хариулагдах албан байгууллагын хурал, зөвлөгөөний үйл явцыг тэмдэглэсэн баримт бичиг. Хурлын тэмдэглэл нь хожим хэн, юу хэлсэн, ямар асуудлыг хэрхэн шиидсэнийг магадлах учраас архивт хадгалагдан үлддэг бичиг баримт юм.

Хэлэлцэж буй асуудал, холбогдох мэдээлэл, хэлсэн үг, санал дүгнэл, удирдлагын шийдвэр зэргийг:

• Ойлгомжтой
• Үнэн зөв
• Товч тодорохой
• Үг, өгүүлбэр, найруулгын алдаагүй
• Эмх цэгцтэй бичих нь чухал юм.
• Хурлын тэмдэглэлийг "хэлэлцсэн нь", "сонссон нь", "шийдвэрлэсэн нь" гэсэн дарааллаар бичнэ.