Байгууллага дахь хүн бүр өөрийн үүрэг даалгаварыг адил биш түвшинд хэрэгжүүлэх бөгөөд энэ ялгааг илэрхийлэх ажилчдын ажлын явц, гүйцэтгэлийг үнэлэх үнэлгээний систем байгууллага бүрт байх ёстой. Энэ үнэлгээний систем нь ажилчдын гүйцэтгэлийн үр дүнг үнэлснээр ололттой болон дутагдалтай талуудыг нь илрүүлж улмаар байгууллагын ажлын үр дүнг дээшлүүлдэг механизм болж байдаг.

Ажилчдыг үнэлэх систем нь дараах ач холбогдолтой байна.

-         Мэргэжлийн сургалтын чигийг тодорхойлох. Ажиллагсадын үнэлгээ нь тэдний мэргэжлийн мэдлэг, чадавхийн түвшинг тодорхойлж, ажил үүргээ гүйцэтгэхэд аль талын мэдлэг, ур чадвар дутагдаж байгааг илрүүлэхэд тусалдаг. Энэ үндсэн дээр байгууллагын хүний нөөцийн сургалтын цаашдын чиглэлийг гаргана.

-         Карьерийн хөгжлийг төлөвлөх, хувийн хөгжлийн төлөвлөгөө боловсруулахад нөлөөлөх. Хүний нөөцийн үнэлгээгээр ажиллагчдын мэргэшлийн давуу ба сул талууд илрэх бөгөөд үүнд тулгуурлан тэдний цаашдын хувийн хөгжлийн төлөвлөгөө, карьерын төлөвлөгөөг үндэслэл сайтай төлөвлөх боломж бүрдэнэ.

-         Ажилчдыг шагнах, албан тушаал ахиулах, ажлаас халах үндэслэл болно. Ажиллагачдыг системтэй үнэлснээр тэдний цалинг нэмэх, албан тушаал дэвшүүлэх, ажлаас халах талаар үндэслэлтэй шийдвэр гаргах боломжийг менежерүүдэд олгодог.

Хүний нөөцийн үнэлгээний үр дүнд гарах дээр давуу талууд нь байгууллага оновчтой шалгууруудаар бодитой үнэлгээ хийсэн тохиолдолд бий болно. Иймд байгууллага дахь үнэлгээний систем дараах зарчмууддээр тулгуурлаж ажиллах ёстой. Үүнд:

1.    Үнэлгээний систем нэгдмэл байх зарчим. Энэ нь нэг категорын ажиллагчдыг үнэлэхдээ байгууллага ижил шалгуурууд баримтлан, ижил нөхцөлд, ижил үечлэлээр, ижил аргаар үнэлэх ёстой гэсэн үг. Нөгөө талаас үнэлгээний системийг байгууллагын хэмжээнд нэгэн адил ойлгож тэр нь байгууллагын бүх нэгж хэсгүүдэд үйлчилдэг байх ёстой гэсэн үг. Үнэлгээний систем нэгдмэл байх зарчмыг хангаснаар байгууллагад аливаа ялгаварлал, гадуурхал үүсэхгүй байх нэг нөхцөл бүрдэнэ. Гэхдээ үнэлгээний систем нэгдмэл байх гэдгийг байгууллагын хэмжээнд зөвхөн нэг үнэлгээний систем байна гэж ойлгож болохгүй. Дээд түвшний удирдагчид, дунд шатны удирдагчид мэргэжилтнүүд, техникийн ажилтнууд, ажилчид гэх мэт категоруудын ажиллагсадыг үнэлэх үнэлгээний шалгуур, арга, хэлбэр зэрэг нь тухайн төрлийн ажил мэргэжлийн онцлогоос шалтгаалан өөр өөр байх нь зүйн хэрэг.

2.    Үнэлэх норм, стандартыг (шалгуурууд) үндэслэл сайтай, зөв тогтоосон байх. Тухайн албан тушаал дээр хийгдэх ажлын амжилтыг юугаар яаж үнэлэх вэ гэдгийг илэрхийлэх тулгуур хүчин зүйлүүдийг байгууллага оновчтой тодорхойлсон байх ёстой. Энэ асуудлыг шийдвэрлэхэд ажлын байрны шинжилгээ, түүний үр хийгдэсэн ажлын байрны тодорхойлолт чухал ач холбогдолтой. Тухайн ажлын байран дээр хийгдэх ажлыг амжилттай гүйцэтгэхэд хамгийн их нөлөөтэй үүрэг функцүүд нь юугаар үнэлэх вэ гэдгийг тогтоох үндэслэл болно. Үнэлгээний стандартууд зөв тогтоогдох нь үнэлгээний эцэст байгууллагад зөв мэдээлэл цуглах, байгууллагад зөв уур амьсгал бүрдэх, улмаар цаашдын үйл ажиллагаагаа зөв залуурдах боломж бүрдэнэ.

3.    Шалгуурууд урьдаас ил тод байх. Тогтоосон үнэлгээний норм стандартууд, шалгуурууд нь нийт ажиллагсадад ил тод нээлттэй байх ёстой. Хүн ямар шалгуураар яаж үнэлүүлэхээ мэддэг байх нь үнэлгээ ойлгомжтой, элдэв зөрчил багатай явагдах үндэс болно.

4.    Үнэлгээний үр дүнг мэдээлэх, нууцлах хаязгаар. Байгууллага хүний нөөцийн үнэлгээний үр дүнгийн мэдээллийнхээ нийтэд зарлах, нууцлах хязгаарыг тогтоож, түүнийгээ чандлан сахих хэрэгтэй. Хувь хүний талаарх зарим зүйлийг, ялангуяа ахуй амьдрал, гэр бүл, сэтгэл санааны таагүй байдал зэргээс үүдэн тохиолдлын дутагдлуудыг нууцлах шаардлагатай.

5.    Ажилчдыг идэвхтэй оролцуулах. Үнэлгээний систем, түүний зорилго, ач холбогдлыг ажиллагчидад ойлгуулж тайлбарлах, энэ талаар сургалт явуулах шаардлагатай. Ажиллагчид үнэлгээг дотроо “намайг халах гэж байна” гэсэн хардалт, сэрдэлттэйгээр биш харин түүнийг байгууллага дахь хүний нөөцийн удирдлагын үйл ажиллагааны чухал нэг хэсэг, бидний ололт дутагдлыг илрүүлж, байгууллагын хүний нөөцийн хөгжлийн хандлагыг тодлорхойлоход ашиглагддаг удирдлагын хэрэгсэл гэж нааштайгаар ойлгож хандах хэвшлийг бүрдүүлэх хэрэгтэй. Энэ нь хүн үнэлгээнд өөрийгөө идэвхитэй бэлтгэх, өөрийн болон бүлгийн, байгууллагын зан төлөвт сөргөөр нөлөөлөхгүй байх боломжийг хангана.

6.    Үнэлгээ аль болох бодитой байх. Үнэлгээ бодитой байна гэдэг нь дээрх бүх зарчмуудыг баримтлан үнэлгээг үнэн зөв, шударга хийх ёстой гэсэн үг. Түүнээс гадна тухайн ажилтан тухайн үнэлгээг яагаад авсан бэ гэдгийг тайлбарлан нотлох баримт байх ёстой. Аливаа хүн үнэлгээний үр дүнд гарсан дутагдлыг бүрэн хүлээж авдаггүй, түүнийг бодитой гэж боддоггүй.              Иймд байгууллага нь урсгал хяналтыг байнга хэрэгжүүлж байх хэрэгтэй. Энэ нь ажилчдыг үнэлэх системийн бүрэлдэхүүн хэсэг болно. Мөн аттестатчлалыг хийхэд тулгуурлах бодит мэдээ, баримт, материалыг бүрдүүлж өгнө.

Байгууллагуудад хамгийн их дэлгэрсэн үнэлгээний систем нь ажилчдыг аттестатчлах явдал юм. Аттестатчлал явуулахдаа дараах зүйлсийг анхаарах ёстой.

1.    Аттестатчлалын хугацааг доод тал нь 1 сарын өмнө урьдчилан мэдэгдэх

2.    Аттестатчлалыг тохиромжтой байр, саванд явуулах

3.    Ярилцлагаа эерэг уур амьсгалаар эхлэх, хүний эерэг талуудыг эхэлж дурдах

4.    Хувь хүний хувийн шинж чанарын талаар биш, ажил үүргээ хэрхэн гүйцэтгэснийг хэлэлцэх

5.    Тодорхой баримт түшиглэж асуудлыг ярилцах, ялангуяа дутагдалтай талыг

6.    Чухам яагаад ийм үнэлгээ авсныг дэлгэрэнгүй тайлбарлаж өгөх

7.    Аттестатчлалын явцад аттестатчлагдаж байгаа хүний яриа, санал зэргийг анхааралтай сонсох

8.    Алдаагаа засахад нь ажилчдад туслах талаар байгууллага ямар туслалцаа үзүүлж болох вэ гэдгийг хэлэлцэх

9.    Аттестатчлалын явцад гарсан дутагдалтай талыг арилгах, ингэснээр ажлын үр дүнг дээшлүүлэх ямар бодит арга хэмжээ, үйл ажиллагаа байна вэ гэдгийг тодорхойлох

            Аттестатчлал явуулах хэд хэдэн хэлбэрүүдбайна.

1.    Уламжлалт хэлбэр (стандарт үнэлгээ, харьцуулсан үнэлгээ, зорилго тавьж удирдах)

2.    Уламжлалт биш хэлбэр  (иж бүрэн аттестатчлал, сэтгэл зүйг үнэлэх)

1.    Стандарт үнэлгээ. Энэ нь урьдаас тухайн ажлын байранд тавигдах шаардлагууд, гүйцэтгэлийн үр дүнг шалгахад урьдаас тогтоосон стандартуудтай харьцуулан жиших явдал юм.

2.    Харьцуулсан үнэлгээ. Тухайн албан тушаалын ажлын дундаж түвшинд гүйцэтгэж байгаа хүний ажлын явц, үр дүнтэй бусдын явц, үр дүнг харьцуулна.

3.    Зорилго тавьж удирдах. (Management by objectives) Тухайн хүний зорилгодоо хэрхэн хүрснээр үнэлнэ.

4.    Иж бүрэн аттестатчлал. Тухайн мэргэжлийн түвшин төдийгүй тухайн хүний зан харьцаа, соёл, философи зэргийг үнэлнэ. Энд бүх хүмүүс оролцох ба байгууллагын дүр зургийг харах, соёлын түвшинг тодорхойлохын тулд энэ хэлбэрийг хэрэглэнэ.

5.    Сэтгэл зүйг үнэлэх арга.

            Дээрх зарчмуудыг хүнийг үнэлэхдээ мөрдлөг болгосноор дараах давуу талууд бий болно.

1.    Ярицлагыг хүнийг хөгжүүлэх, боловсруулахад чиглэгдсэн үр дүнтэй харилцан яриа болгон хувиргаж чадна.

2.    Ажилчдынхаа ажлын ололттой талыг дурдаад ирээдүйн хөгжлийн төлөвийг нь хамтран хэлэлцсэнээр удирдлага ажилтнаа илүү бүтээлч, хөдөлмөрт хүч анхаарлаа хандуулахад нь тусалж байдаг.

3.    Тухайн хүний хөгжлийн төлөвлөгөөг хэлэлцээд удирдлага өөрийн туслалцааг санал болгосноор уг хүний хөдөлмөрт зайлшгүй хэрэгтэй болох хэрэгслээр хангах нөхцөл бүрдэнэ.

4.    Амжилт болон дутагдлын талаар тодорхой жишээ татаж ярьснаар ажилтныг идэвхжүүлэх, цаашид юунд анхаарч ажиллах чигийг тогтоож өгнө.