1-р зарчим:
Таны бичсэн resume, cover letter нэг форматаар бичигдэх ёстой. Format нь толгойн гарчиг / header /, фонд, сайн чанартай хэвлэх принтер, чанартай цаас, дугтуй гэх мэт ордог. Cover letter, Resume хоёрын фонд, толгойн гарчиг / header/ адилхан байвал цэвэрхэн, цэгцтэй харагддаг.
Мөн таны бичсэн cover letter маш энгийн хэрнээ, мэргэжлийн харагдах ёстой. Учир нь дэндүү өвөрмөц цаас, марзан дизайн нь найзуудын хооронд сайхан харагдахаас мэргэжлийн байж чадахгүй.
 2-р зарчим: Уншигчийн нэр албан тушаалыг оруулж бичээрэй

Захиаг чинь унших ёстой менежерийн нэр, албан тушаалыг мэдээд захиандаа оруулаарай. Энэ мэдээллийг та интернетээр болон утсаар бага зэрэг хайлт хийж авч болно. Ингэснээр таныг тус байгууллагыг үнэхээр сонирхож буйг илэрхийлэх болно.

 3-р зарчим: Эхний өгүүлбэрээ анхаарал татахуйцаар бич

Та захианыхаа эхний өгүүлбэрийг хүчтэй, сонирхол татахаар бичиж чадвал хүний нөөцийн менежер таны захиаг сонирхон эхнээс нь аваад дуустал уншиж танилцах болно.
Та сонирхож байгаа албан тушаалаа болон яагаад заавал энэ албан тушаал дээр өөрийгөө тохирно гэж үзэж байгаагаа бичих хэрэгтэй. Мөн энэ байгууллагад хэр зэрэг хувь нэмэр оруулж чадахаа маш ойлгомжтойгоор тайлбарлан бичнэ.

4-р зарчим: Өөрийн амжилтуудаа танилцуулаарай

Сонирхож буй албан тушаалтайгаа холбоод өөрийн амжилтуудаа бүлэг болгон жагсаан бич. Энэ нь уншихад хялбар бөгөөд хамгийн чухал мэдээлэл болж чаддаг.Учир нь хүний нөөцийн менежер таныг юуг илүү сайн хийж чаддаг талаар ойлголттой болно гэсэн үг.

5-р зарчим: Төгсгөл бичээрэй

Захианыхаа төгсгөлд та өөрөө эргээд холбоо баринa шүү гэдгээ бичих хэрэгтэй. Яагаад гэвэл таньтай өрсөлдөж байгаа өөр нэг хүн хүний нөөцийн менежер лүү залган өөрийн тань сонирхож буй албан тушаалыг булаан авч магадгүй.
Хэрвээ ажлын байрны зар дээр “Ажил хайгч хүн битгий утасдаарай” гэж бичсэн бол үүнийг хүндэтгэн үзэж ийм төгсгөл бичих хэрэггүй.
Cover letter-ийн гол зорилго нь хүний нөөцийн менежер таны CV-г унших ба таны тухай илүү их мэдээлэл олж авахыг хүсэхэд оршино.

Жишээ:

Your Street Address
City, State Zip Code
Telephone Number
Email Address

Month, Day, Year

Mr./Ms./Dr. FirstName LastName
Title
Name of Organization
Street or P. O. Box Address
City, State Zip Code

Dear Mr./Ms./Dr. LastName:

Opening paragraph: State why you are writing; how you learned of the organization or position, and basic information about yourself.
 

2nd paragraph: Tell why you are interested in the employer or type of work the employer does (Simply stating that you are interested does not tell why, and can sound like a form letter). Demonstrate that you know enough about the employer or position to relate your background to the employer or position. Mention specific qualifications which make you a good fit for the employer’s needs. This is an opportunity to explain in more detail relevant items in your resume. Refer to the fact that your resume is enclosed. Mention other enclosures if such are required to apply for a position.
 

3rd paragraph: Indicate that you would like the opportunity to interview for a position or to talk with the employer to learn more about their opportunities or hiring plans. State what you will do to follow up, such as telephone the employer within two weeks. If you will be in the employer’s location and could offer to schedule a visit, indicate when. State that you would be glad to provide the employer with any additional information needed. Thank the employer for her/his consideration.

Sincerely,

(Your handwritten signature)

Your name typed